Tjener på å følge den gyldne middelvei

Axxept AS er et kommunikasjonsbyrå som tilbyr bistand innenfor finans- og selskapskommunikasjon, politisk kommunikasjon og public relations. Selskapet har en stab på 13 PC-brukere, og bestemte seg tidlig for å sette ut IT-driften til en ekstern leverandør - noe som skulle vise seg å bli en lang prosess.

- Vi har drevet på i åtte år og prøvd tre forskjellige varianter. I løpet av denne perioden har vi høstet mange erfaringer fra leverandørmarkedet for IT-løsninger, sier daglig leder Per Arne Totland i Axxept AS. 

Satte ut all IT-drift

I begynnelsen hadde selskapet en løsning der alt IT-utstyr og -drift var til stede på huset - nærmere bestemt på bakrommet. De tok da selv ansvaret for at utstyret fungerte slik det skulle, noe Totland beskriver som veldig ressurskrevende. Etter hvert tok de spranget til å sette ut hele driften til en ekstern aktør. Etter en periode fant de ut at denne modellen hadde vel så mange bakdeler som da de selv hadde ansvaret. For to år siden landet selskapet på en mellomløsning.

- I dag har vi en løsning der serveren står i huset, mens alt annet fjernstyres utenfra. Pakken vi bruker er enkelt satt opp, og vi er meget fornøyd med løsningen, forteller Totland.

Les tilbudet grundig

Den viktigste erfaringen Axxept gjorde seg, var verdien av å få oversikt over leverandørens tilbud.

- Vi er ingen IT-bedrift, og vi har ingen inngående kunnskap på feltet. Jeg har opplevd at det er mye som har kommet på bordet etter hvert - leveranser som teknisk ikke har fungert og ubehagelige prisoverraskelser. Mange har et forferdelig komplekst tilbud, der både struktur og språk er for småbedrifter fullstendig uforståelig. Jeg anbefaler de bedriftene som klarer å kommunisere sine tjenester enkelt i tilbudsfasen, sier Totland.

Han påpeker at det er enormt viktig å lese den lille skriften i de forskjellige tilbudene. Det handler for eksempel om når på døgnet servicetilbudet kan brukes, og når det koster ekstra.

- Å finne en problemfri IT-leverandør som er prismessig attraktiv og har høy servicegrad, er etter våre erfaringer den største utfordringen, sier han.

Fem kriterier til leverandør

Axxept har i dag formulert fem kriterier som de mener IT-leverandører bør oppfylle: Løsningen må være enkel, tilbudene klart formulerte, selskapet bør sannsynliggjøre en god support, tilbudet bør være tilpasset størrelsen på bedriften og det bør foreligge en sikkerhetsplan.

- Mange leverandører har strukturert sine tilbud for selskaper med over hundre brukere. Små selskaper, med mellom 5 og 15 ansatte, har andre behov. Derfor er det viktig å få i stand en oversiktlig avtale så det ikke kommer for mange ubehagelige overraskelser gjennom året, forteller Totland.

Totland mener noe av det viktigste er en gjensidig forståelse mellom kunden og leverandøren. Ofte er kunnskapsskillet stort.

- Det må være kort vei fra man beskriver et problem til leverandøren lager en løsning. De må ha folk som skjønner at de er der for å yte service og kunne løse problemer, sier Totland.