Entra Eiendom og Microsoft Lync
Forenklet samarbeid med ny kommunikasjonsplattform
Med kontorer over hele landet ønsket Entra Eiendom å effektivisere og forenkle samarbeidet mellom de ansatte. – Vi ønsket å fjerne noen av utfordringene som ligger i å jobbe på flere ulike kontorer. Med en totalintegrert kommunikasjonsplattform er det enklere å få raske avklaringer mellom medarbeiderne, sier Are Vestrum, IT-rådgiver i Entra.
Entra Eiendom har i underkant av 200 ansatte spredt på flere byer i Norge. Selskapet eies av Nærings- og handelsdepartementet og har en total eiendomsportefølje på 1.150.000 kvadratmeter.
Stor geografisk spredning i bedriften gjorde kunnskapsdeling utfordrende, og samarbeid på tvers av kontorene kunne være utfordrende. Mye av kommunikasjonen foregikk på e-post og telefon, noe som kan være tidkrevende.
– Det er ikke alltid like enkelt å få tak i folk på telefon eller få svar på korte spørsmål på e-post. Vi ønsket en løsning som kunne gi mer effektiv kommunikasjon, sier Vestrum.
"Intility fungerer som vår IT-avdeling og når de kunne levere Lync sømløst integrert med resten av IT-plattformen vår var vi ikke i tvil", Are Vestrum, IT-rådgiver i Entra Eiendom.
Eiendomsselskapet bestemte seg i samarbeid med Microsofts partner Intility AS, for å implementere kommunikasjonsplattformen Microsoft Lync Server. Lync gjør det mulig å kommunisere i sanntid – uansett hvor man jobber fra; løsningen inneholder chat, tale, video og skjermdeling.
- Intility fungerer som vår IT-avdeling og når de kunne levere Lync sømløst integrert med resten av IT-plattformen vår var vi ikke i tvil. For oss var det en klar fordel at Lync har et brukervennlig grensesnitt og kan integreres med Outlook, forteller Vestrum, som særlig vektlegger følgende.
- Mer effektiv hverdag: oversikt over kollegers tilgjengelighet og hvilken kommunikasjonskanal som er best egnet.
- Brukervennlig: Lync kjører på Microsofts brukergrensesnitt og integreres med Outlook slik at brukerne kun forholde seg til én plattform og ett grensesnitt.
- Bedre informasjonsdeling: Enklere kommunikasjonskanaler senker terskelen for å ta kontakt med kollegaer, og gir bedre informasjonsflyt og deling av kunnskap i bedriften. Med Lync kan man for eksempel gjennomføre videokonferanser fra arbeidsplassen med kollegaer på kontorer andre steder i landet.
Ved å kunne se tilgjengeligheten til kolleger og samarbeidspartnere kan man enkelt vurdere hvordan man skal kontakt. Er vedkommende tilgjengelig kan man velge å ringe eller chatte. Skulle vedkommende være fraværende kan det være praktisk å sende en mail, eller vente med å ta kontakt til vedkommende er tilbake. Alt gjøres i Outlook.
"Istedenfor å bruke mye tid på å få tak i folk forteller Lync når de er tilgjengelig", Are Vestrum, IT-rådgiver i Entra Eiendom.
- Å få informasjon om kollegers tilgjengelighet gir fordeler i form av økt effektivitet og produktivitet. Istedenfor å bruke mye tid på å få tak i folk forteller Lync når de er tilgjengelig, avslutter Vestrum.
